Bron: MKB Deventer Magazine oktober/november 2011
Als een bedrijf geld nodig heeft, zal de bank of andere financier altijd willen weten of de directie ‘in control’ is. Met andere woorden: weet u altijd wat er actueel speelt binnen het bedrijf en de relevante buitenwereld , zodat u direct actie kunt nemen als dat nodig is.
In de goeie ouwe tijd, toen de wereld nog wat eenvoudiger in elkaar stak dan nu, was het gebruikelijk dat de administratie 1x per jaar naar de accountant werd gestuurd om de jaarrekening op te stellen. Haast was daar niet mee, als de belastingdienst, de Kamer van Koophandel en de bank de stukken op tijd kregen was dat voldoende. Het opstellen van een jaarrekening werd gezien als een noodzakelijk kwaad. Tegen de tijd dat het klaar was, keek niemand er meer naar omdat het nieuwe jaar alweer meer dan de helft of nog meer voorbij was.
Bij een groot aantal bedrijven, zeker de bedrijven waarvan de directie alle activiteiten nog goed kan overzien, is er vandaag de dag niet veel veranderd. Alleen de bank wil meestal sneller cijfers hebben, maar dat is met een geautomatiseerd administratiepakket voor de meeste bedrijven prima te doen. Nog steeds wordt het bijhouden van de administratie gezien als een noodzakelijk kwaad. En dat is heel jammer, want de administratie bevat een schat aan informatie waar de directie zijn voordeel mee kan doen. Zeker als de ‘verplichte’ administratie wordt aangevuld met een aantal niet financiële gegevens. Het is dan wel de kunst om deze informatie om te zetten in bruikbare overzichten, een “management rapportage” waarin nuttige en relevante informatie op een heldere manier wordt gepresenteerd.
Management rapportages kun je zo mooi maken als je wilt. Deze kunnen gebouwd worden in spreadsheets of in allerlei prachtige rapportagetools die kant en klaar te koop zijn. Er kunnen mooie ‘cockpits’ of ‘dashboards’ gebouwd worden met indrukwekkende grafieken. Van belang daarbij is dat het bouwen van zo’n mooi overzicht geen doel op zich wordt. Het moet blijven gaan om de inhoud. Het is daarom belangrijk eerst te bepalen welke informatie belangrijk is om snel inzicht te hebben in de gezondheid van het bedrijf.
De financiële man of vrouw van een bedrijf kan niet alleen bepalen welke informatie gerapporteerd moet worden. Aangezien stilgestaan moet worden bij belangrijke trends in de financiële, maar zeker ook niet financiële gegevens, zal de directie (commercie, techniek, inkoop, HRM etc.) moeten aangeven wat er gemeten moet worden. Het is daarbij van belang de metingen aan te laten sluiten bij de belangrijkste sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen.
De laatste tijd ben ik regelmatig geconfronteerd met het verzoek om te helpen bij het opstellen van management rapportages. Hiervoor zijn een aantal oorzaken te noemen:
1. Onderbouwing kredietaanvraag;
2. Gebrek aan overzicht / inzicht in risico’s, na groei en/of wijziging van de activiteiten;
3. Plotselinge problemen die niet waren voorzien.
In alle gevallen twijfelt de directie eraan of het bedrijf voldoende in control is, dus wil men ‘weten door te meten’. Goed voor de nachtrust, onmisbaar als stuurmiddel en tevens een bewijs dat men in control is.
Biosis Business Finance heeft veel ervaring opgebouwd met het begeleiden van ondernemingen bij financiële vraagstukken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van ervaringen als bankier, ondernemer en (financieel) bestuurder. In de vorm van praktische hulp, maar ook in een rol als klankboard bij financieel-/ strategische vraagstukken. Mocht u naar aanleiding van dit artikel meer willen weten, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.
Joost Snoep, Biosis Business Finance
